De Universitaire Landbouwhuisdieren Praktijk (ULP) is een grote landbouwhuisdierenpraktijk nabij Utrecht waar 29 collega’s werkzaam zijn, zowel dierenartsen als praktijkondersteuners. De ULP verzorgt naast diergeneeskundige zorg aan veehouders en particulieren, ook het praktische onderwijs voor de coassistenten van de faculteit Diergeneeskunde (Universiteit Utrecht) én wij voeren onderzoek uit. Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega voor de binnendienst voor 32 tot 40 uur.

Welke functie hebben wij beschikbaar?
Je bent werkzaam in een enthousiast, relatief jong, ondersteunend team bestaande uit 8 medewerkers. Als medewerker binnendienst ben je verantwoordelijk voor een breed takenpakket binnen de ondersteuning van de praktijk. De voornaamste taken zijn:

• Het aannemen en afhandelen van direct klantcontact per telefoon, e-mail en WhatsApp;
• Zelfstandig de hieruit voortkomende werkzaamheden afhandelen. Denk aan werk inplannen, routes vaststellen, bestellingen aannemen en verzendingen verzorgen;
• Uitvoeren van ondersteunende, administratieve taken voor dierenartsen (bijv. voorbereiden bedrijfsbezoeken en verzorgen van de planning);
• Gezamenlijk met het team of zelfstandig werken aan een jaarplan door diverse (persoonlijke) doelstellingen op te stellen;
• Je inzetten voor een cluster of onderdeel van de organisatie, bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor de communicatie (website/social media/nieuwsbrieven) of kwaliteit binnen de praktijk?

Een voorbeeld van een werkdag bij de ULP
“Ik start om 8.45 uur mijn dag. Mijn collega’s hebben in de ochtend het telefonisch spreekuur gedraaid en ik vraag naar de overdracht. Als mijn werkdag start, neem ik de telefoons over en ben ik verantwoordelijk voor het contact (zowel telefonisch/mail/WhatsApp) met de klanten en dierenartsen. Voorbeelden van vragen die binnenkomen:

• Het doorgeven van een bestelling die wordt opgehaald bij de praktijk óf bijv. de volgende dag met de dierenarts meegaat als hij/zij voor een bedrijfsbezoek komt. In de middag zet ik deze ook zelf klaar.
• Maken van afspraken (zowel spoedgevallen als het verzetten van bedrijfsbezoeken).
• Inhoudelijk vragen doorzetten naar de juiste dierenarts en ook zorgen dat dit wordt opgevolgd.
• Op verzoek van een dierenarts een klant op de hoogte brengen dat hij/zij er aan komt.
• Informatie en documenten opzoeken voor een klant, omdat hij/zij controle heeft op het bedrijf.

Doordat niet continu de telefoon gaat, werk ik tussendoor aan andere taken. Denk bijvoorbeeld aan het voorbereiden van documenten voor de afspraken van dierenartsen, of een afspraakherinnering sturen aan klanten. Het kan ook zijn dat een student een vraag heeft over de planning of op zoek is naar documenten. Als de vaste werkzaamheden zijn uitgevoerd en de telefoon rustig is, dan pak ik andere taken op waar ik zelf verantwoordelijk voor ben. Denk bijvoorbeeld aan een project om nieuwe bureaustoelen aan te schaffen, het organiseren van een bijeenkomst (bijvoorbeeld een verloskundecursus), óf het voorbereiden van een zaal die nodig is voor een bijeenkomst.

 Als het 4 uur is geweest, start ik met de afsluitende taken. Ik ben er verantwoordelijk voor dat het pand netjes wordt achtergelaten en hou mij bezig met bijv.: het verzenden van bloedmonsters naar een extern lab, het sluiten van de deuren en controleren of alle bestellingen zijn weggewerkt. Voor ik het weet is het 17.15 uur geweest en is het tijd om weer naar huis te gaan. Wat ik morgen ga doen, blijft een verrassing, maar ik weet dat geen dag hetzelfde is!”

Ben jij?

• Iemand die het leuk vindt om verantwoordelijk te zijn voor het draaien van de dagelijkse praktijk?
• Zowel goed is in samenwerken als in zelfstandig werken?
• Flexibel, assertief en proactief is?

Kan jij?

• Klanten goed te woord staan, zowel telefonisch, per mail of WhatsApp?
• Overweg met Outlook, Word en Excel?
• Op drukke momenten het hoofd koel houden en het overzicht bewaren?

Heb jij?

• Een afgeronde MBO- of HBO-opleiding?
• Bij voorkeur kennis van de veehouderij en/of veterinaire sector?

Wil jij?

• Een gevarieerde en uitdagende baan waarin je dagelijks werkzaam bent in het hart van de organisatie?
• Je inzetten om klanten van de ULP en collega’s zo goed mogelijk te helpen bij hun vragen?
• Een fijne, gemotiveerde groep collega’s om je heen?

Dan willen wij jou als collega!
Wij bieden je een zelfstandige werkplek in een leuk team, een enthousiast team van dierenartsen en ondersteuning, en een bedrijf waarin geen dag hetzelfde is. Klik HIER om een indruk te krijgen van onze praktijk en het team.

We hanteren de arbeidsvoorwaarden conform CAO Veterinaire Sector* en hebben goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een adequate pensioenopbouw en een eindejaar-bonus. Daarnaast bieden wij mogelijkheid tot zelfontplooiing en het volgen van nascholing.

*Ondersteuning valt in de functiegroepen paraveterinair algemeen en paraveterinair senior (afhankelijk van de werkervaring).

Ben je geïnteresseerd?
Stuur dan uiterlijk 30 april jouw CV en motivatiebrief naar Soraya ten Donkelaar (praktijkmanager): stendonkelaar@ulp.nu.
Mocht je nog vragen hebben over de functie, bel dan naar de praktijk en vraag naar Caroline: 0348-442653.